Kouč by mal venovať čo najviac času koučovaniu. To je jeho doména, to je to, v čom by sa mal zlepšovať. Samozrejme, nejako si stretnutie s klientom musíme dohodnúť. Asi málo kto z nás má osobného asistenta, čo by to robil za neho. Ak máte asistenta, tak máte o starosť menej. Ak nie, dávam do pozornosti pár tipov, ako si dohadovať stretnutia čo najefektívnejšie tak, aby vám to nebralo veľa času. Vďaka tomu vám zostane viacej času na to najpodstatnejšie – koučovanie.
Predtým, ako sa dostaneme ku konkrétnym tipom, ešte pár slov k tomu, prečo je manažment stretnutí taký dôležitý.
Kouč uzatvára a dodržiava dohody. S klientom si určia pravidlá a špecifiká svojho profesionálneho vzťahu, ako je logistika, poplatky, časový harmonogram, trvanie a ukončenie koučovania, zachovanie diskrétnosti a zahrnutie druhých.
Áno, predchádzajúce tvrdenie hovorí o spoločnom vytváraní vzťahu, a teda o 3. kompetencii podľa kompetenčného modelu ICF.
Vzťah s klientom si však vytvárame už pred samotným stretnutím. Konkrétne v momente, kedy ponúkame svoju službu a dohadujeme si prvé stretnutie. Čím rýchlejšie si dokážeme dohodnúť stretnutie, tým viac času získavame pre seba i klienta.
Na prvom mieste je samozrejme klient. Tak ako počas rozhovoru – kouč berie do úvahy identitu klienta, jeho skúsenosti, hodnoty a presvedčenie, aby lepšie porozumel tomu, čo mu klient komunikuje – tak i pri dohadovaní stretnutia by mal kouč zohľadniť komunikačné preferencie a skúsenosti klienta. Kouč tým preukazuje svoju profesionalitu. Niekto rád komunikuje telefonicky, niekto uprednostňuje osobne stretnutie, prípadne komunikačné nástroje ako Messenger či WhatsApp. Všetci máme svoj preferovaný spôsob komunikácie.
Nech už prvotná komunikácia s klientom prebieha akokoľvek, výstupom by malo byť naplánované stretnutie v kalendári. Zapísanie stretnutia do kalendára, ako pre kouča tak i klienta, je kľúčovým aspektom dohody. To, ako rýchlo si s klientom dohodneme termín máme v rukách práve my, kouči.
Ako si teda nastaviť jednoduchý manažment stretnutí?
Niekedy som si myslel, že dôležité sú aplikácie, ktoré používame. Prax ma však naučila, že dôležitejší, ako samotné aplikácie, je spôsob, akým dané aplikácie používame. Môžeme mať tie najlepšie nástroje na všetko, no ak nemáme nastavený správny spôsob, ako ich používať, stále nás to bude stáť veľa času a námahy. Rád by som vám preto predstavil nie len aplikácie, ktoré vám môžu byť nápomocné, ale aj spôsob, ako ich používať.
Pre manažovanie stretnutí s klientom sa mi osvedčilo používať:
- Kalendár pre zaznamenanie stretnutia
- Doodle pre výber termínu
- ZOOM pre koučingový rozhovor (ak sú vaše stretnutia online)
Kalendár
Môj obľúbený je Google Calendar. A to najmä z jedného prozaického dôvodu. Drvivá väčšina ľudí má google emailový účet a je veľká pravdepodobnosť, že používajú i google calendar. Dohodnutie termínu je preto jednoduchšie, nakoľko si ho môžeme ja i klient hneď uložiť do kalendára. Prax projektového manažéra ma naučila, že čo nie je v kalendári, to nie je prioritou. Naši klienti sú naša priorita, takže musia byť v kalendári. Na priority sa totiž nezabúda ????
Cena aplikácie Google Calendar: zadarmo
Doodle
„Budúci týždeň môžem v stredu a piatok. Niekedy po obede. Alebo vieš čo, radšej to dajme na pondelok o druhej….“ verím, že ste to zažili asi všetci. Nájsť ten správny termín je niekedy riadna fuška. Koučing je len jedna z aktivít, ktorým sa venujem, preto je kalendár asi najdôležitejšia aplikácia, s ktorou pracujem. Znamená to, že na koučing mám každý týždeň vyhradený určitý čas. Tento čas si vždy nastavím v aplikácii Doodle do tzv. „Bookable Clendar“, čo je funkcionalita, ktorá umožňuje klientom priamo si vybrať voľný termín v mojom kalendári. Značne to urýchľuje celý proces.
Na jednej strane to môže evokovať, že klient sa mi musí prispôsobiť. Na druhej strane to z môjho pohľadu to značí, že svoj čas, ako aj čas svojich klientov beriem vážne a sľubujem len to, čo môžem splniť. Často sa mi totiž stávalo, že som dohodnuté termíny musel presúvať z dôvodu mojej nepozornosti pri uzatváraní dohody.
Cena aplikácie Doodle: 6.95 Eur/ mesiac
ZOOM
Toto je úplne zbytočná aplikácia, ak väčšina vašich stretnutí je osobne u vás či povedzme v kaviarni. Ak koučujete aj online, tak máte hneď viacero možnosti: skype, facetime, google meet, messangeer či MS Teams. Mojou obľúbenou aplikáciou je však ZOOM. Dôvodov je hneď niekoľko. Ľudia si nemusia vytvárať užívateľské konto, aby sa pripojili na online stretnutie. Link na online stretnutie sa dá jednoducho vložiť do pozvánky v emaili. ZOOM na rozdiel od iných aplikácii umožňuje efektívnu prácu v skupinách, ak sa napríklad venujete tímovému koučingu či tréningovým aktivitám, táto možnosť je veľkým benefitom. Tým najdôležitejším dôvodom, prečo používam práve ZOOM, je však jeho jednoduché prepojenie s Doodle a s google kalendárom.
Cena aplikácie ZOOM: 11.66 Eur/ mesiac
Spomínal som, že dôležitejší ako samotné nástroje je spôsob akým dané nástroje používame. Ideálny spôsob je taký, keď je môj zásah minimálny. To znamená, že najviac práce za mňa urobia aplikácie a to tak, že spolu navzájom komunikujú.
Jednoduchý manažment stretnutí môže vyzerať napríklad takto:
- Vytvorím si Booklable Calendar v Doodle, kde si zaznačím voľné termíny na koučing na určité obdobie.
- Pri rozhovore s klientom, či už osobne alebo online, mu ponúknem Doodle, nech si vyberie termín.
- Keď si klient vyberie termín a zadá svoj email, automaticky sa vytvorí link na zoom a udalosť v kalendári, ktorá sa zašle klientovi aj koučovi.
- Klient i ja máme hneď uloženú udalosť v kalendári a môžeme sa venovať iným činnostiam.
Pre zhrnutie: na to, aby sme ja i klient mali zapísanú udalosť priamo v kalendári s linkom na online stretnutie, som musel spraviť len dve veci: aktualizovať si bookable calendar v doodle a nechať klienta nech si vyberie čas, ktorý mu najviac vyhovuje. Ostatné veci spravili aplikácie tým, že spolu komunikujú.
To je výhoda platených aplikácii. Ak ste sa pýtali sami seba, prečo nestačí používať verzie ZADARMO, tak toto je dôvod. Zadarmo aplikácie spolu totiž väčšinou nekomunikujú a tú prácu za nich musíme spraviť my.
Ak by som teda používal verzie, ktoré sú zadarmo, musel by som si najprv dohodnúť termín, potom vytvoriť stretnutie v ZOOM (max 45 minút je zadarmo), následne vytvoriť udalosť v kalendári, skopírovať tam link na ZOOM stretnutie, a až potom poslať pozvánku na stretnutie klientovi. Čo zaberie určite viacej času ako mnou odporúčaná možnosť. Navyše, aplikácie, ktoré sú ZADARMO, sú plné reklám. Ruku na srdce, to nevyzerá veľmi dobre.
Klienti majú záujem o koučovací rozhovor. Našou povinnosťou by malo byť zabezpečiť im tento rozhovor čo najrýchlejšie a čo najkomfortnejšie.
Verím, že vám týchto pár tipov pomohlo nastaviť si svoj spôsob, ako manažovať stretnutia a tým vás odbremeniť od zbytočnej administratívy. Možno máte nastavený svoj lepší spôsob a to je super. Vzťah s klientom sa totiž buduje už pred koučovacím stretnutím.
Solution Focused Coach
Článok vyjadruje názory a postoje autora a nie je bezvýhradne vyjadrením postojov SAKo.
Komentáre sú vypnuté